Henkilöstötilinpäätös avaa, mikä on henkilöstön ja sen hyvinvoinnin arvo työnantajalle.

Henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Näin julistetaan monesti, mutta teot eivät aina ole sen mukaisia. Yksi henkilöstön merkitystä konkretisoiva väline on henkilöstötilinpäätös. Se auttaa työnantajaa näkemään työhyvinvoinnin taloudellisen arvon, toteaa SAK:n päälakimies Timo Koskinen.

– Käydessään henkilöstötilinpäätöstä läpi johtajat huomaavat esimerkiksi, paljonko henkilöstön pahoinvointi maksaa yritykselle, kun sairauspoissaolot tai henkilöstön vaihtuvuus aiheuttavat kustannuksia. Henkilöstötilinpäätöksestä ilmenee myös, mitkä voimavarat yritys tarvitsee työntekijöiden hyvinvoinnista ja turvallisuudesta huolehtimiseen, Koskinen selvittää.

Henkilöstötilinpäätös on osa yrityksen normaalia tilinpäätöstä. Sen tekeminen on vapaaehtoista, mutta sitä pidetään hyödyllisenä johtamisen apuvälineenä. Se koostuu henkilöstötuloslaskelmasta, henkilöstötaseesta sekä henkilöstökertomuksesta.

Henkilöstöstä aiheutuneet kulut eritellään henkilöstötuloslaskelmassa virallista tuloslaskelmaa tarkemmalla tasolla. Kuluja verrataan liikevaihtoon.

– Kulut jaotellaan henkilöstön kehittämiskuluihin, rasittumiskuluihin, uusiutumiskuluihin ja tehdyn työajan kuluihin, Koskinen listaa.

Investointeja ja rasittumista

Henkilöstön kehittämiskuluja ovat muun muassa koulutuksen kulut koulutusajan palkat mukaan lukien, työterveydenhuollon ennaltaehkäisevät kulut, virkistys- ja harrastustoiminnan kulut sekä työkykyä ylläpitävä eli TYKY-toiminta. Nämä ovat eräänlaisia investointeja, joista voi olla yritykselle hyötyä pitkällä aikavälillä.

Rasittumiskuluihin sisältyvät esimerkiksi sairauspoissaolojen kulut ja sairauksien hoitokulut, työtapaturmista aiheutuvat kulut, vanhempainvapaan palkat sekä isoilla yrityksillä työkyvyttömyydestä aiheutuneet eläkekulut. Vanhempainvapaan palkkoja lukuun ottamatta nämä ovat asioita, joita voidaan hyvällä henkilöstöpolitiikalla vähentää.

– Voidaan katsoa tuki- ja liikuntaelinsairauksien kustannukset osastoittain ja tehtäväkohtaisesti. Tämä paljastaa hyvin, missä ongelmia on, Timo Koskinen mainitsee esimerkkinä.

– Jos työpaikalta eläköidytään paljon ennenaikaisesti työkyvyttömyyssyistä, se on henkilöstön edustajille hyvä syy vaatia työolosuhteiden ja työssäjaksamisen kehittämistä.

Uusiutumiskuluihin lasketaan muun muassa vuosilomakulut eli lomapalkka ja lomaraha, muut palkalliset vapaat sekä henkilöstön vaihtuvuuskulut, kuten rekrytoinnin ja perehdytyksen kulut.

Tehdyn työajan kuluista puolestaan voidaan erotella tulospalkkiokulut ja ylityökulut. Tulospalkkiokulut kertovat yrityksen palkkajärjestelmän kannustavuudesta ja ylityökulut henkilöstön riittävyydestä.

– Ylityöt tulevat pitkällä aikavälillä yritykselle kiistatta kalliiksi, Koskinen muistuttaa.

Henkilöstön arvo tulee näkyviin

Henkilöstötaseesta ilmenee henkilöstön arvo ja sen kehitys. Arvoa lisäävinä asioina huomioidaan muun muassa henkilöstön osaaminen ja sen lisääminen koulutuksen avulla, uutta osaamista tuovat rekrytoinnit sekä työkyky. Arvoa vähentäviä asioita ovat henkilöstön osaamisen ja ammattitaidon heikkeneminen tai vanheneminen, henkilökunnan vaihtuvuus ja poissaolot.

– Normaalitilinpäätöksessä henkilöstölle ei ole mitään arvoa sinänsä, vaikka henkilöstö on yrityksen keskeinen menestystekijä. Henkilöstötilinpäätöksessä johto pakotetaan huomaamaan, mikä on henkilöstön arvo, ja vertaamaan sitä esimerkiksi koneiden ja laitteiden arvoon. Arvo saattaa olla suurempi kuin kaiken fyysisen ympäristön arvo, Timo Koskinen toteaa.

Osa yrityksistä sisällyttää henkilöstötaseen tiedot henkilöstökertomukseen, josta selviävät esimerkiksi henkilöstön ja työsuhteiden rakenne, ikä- ja sukupuolijakaumat, koulutus, työkokemus, palvelusaika ja työkyky.

– Lähtökohtaisesti on edullisempaa pitää osaava henkilöstö mahdollisimman pitkäaikaisesti töissä. Tämä on tärkeää myös ikääntyvien työntekijöiden osalta.

Työsuhteet eriteltyinä

Yksi olennainen osa henkilöstökertomusta ovat kyselyihin perustuvat työilmapiirimittaukset.

– Niistä ilmenee, miten henkilöstöä johdetaan ja miten henkilöstö toimii ja oppii, Timo Koskinen kertoo.

Sekin selviää, paljonko aloitteita työpaikalla on tehty, mihin ne ovat johtaneet ja paljonko niillä on saavutettu säästöä.

– Tämä antaa edellytyksiä maksaa tulos- ja bonuspalkkioita sekä kannustaa johtavia henkilöitä olemaan entistä aloitteellisempia, Koskinen toteaa.

Olennaisia tietoja ovat työsuhteiden laatu ja määrä: paljonko on osa-aikaisia, määräaikaisia, vuokratyöntekijöitä, nollatuntisopimuksia tai ulkopuolisia yrittäjiä, joilta tilataan työtä toimeksiantoina? Henkilöstökertomuksesta ilmenevät myös yötyön ja vuorotyön määrät ja jaksot.

Tieto työuupumustapausten määrästä työpaikalla voi puolestaan herätellä ehkäiseviin toimiin.

Isojen työpaikkojen henkilöstötilinpäätöksessä on yksityiskohtaistakin tietoa työntekijäryhmittäin ja niiden sisällä sukupuoli- ja ikäryhmittäin, toimipisteittäin ja alueellisesti. Tarkkoja lukuja ei ilmoiteta, jos työpaikalla on vain vähän työntekijöitä.

Painetta parannuksiin

Henkilöstötilinpäätökset ovat julkista tietoa. Ne ovat nähtävillä kaupparekisterissä ja usein yrityksen omilla verkkosivuilla. Tällä on iso merkitys asioiden korjaamisen kannalta.

– Jos vuodesta toiseen tulee ilmi, että henkilöstö voi huonosti, siitä tulee aikamoinen julkinen paine yritykselle saada henkilöstöpolitiikkaa käännettyä oikeaan suuntaan, Timo Koskinen korostaa.

Yritystä myytäessä etenkin ulkomaiset ostajat usein edellyttävät henkilöstötilinpäätöstä.

– He eivät halua ostaa sikaa säkissä.

Myös kuluttajille vastuullisuus on yhä tärkeämpää. Henkilöstön hyvinvointi ja työturvallisuus ovat keskeinen osa yrityksen vastuullisuutta. Koskinen toivookin, että entistä useampi elintarvikealankin yritys alkaisi tehdä henkilöstötilinpäätöksiä.

– Ihmiset haluavat ostaa elintarvikkeita, jotka on tehty vastuullisesti. Ottakaa asia esille työpaikallanne ja ehdottakaa, että mekin alamme tehdä henkilöstötilinpäätöstä, Koskinen ehdottaa.


Teksti: Elias Krohn

>> Tutustu syyttäjälaitoksen henkilöstötilinpäätökseen