Neuvotteluissa sanat, eleet, sävy ja ajoitus ratkaisevat enemmän kuin usein ymmärrämmekään, pääluottamusmies Tommi Stenberg sanoo.

Jokainen henkilöstön edustaja tarvitsee neuvottelutaitoja. Hankalat keskustelut, erimielisyydet ja ristiriitaiset näkemykset kuuluvat henkilöstön edustajan työhön. Se on pala sitä isoa kakkua, johon on lupautunut. Mitään yksiselitteistä ohjekirjaa, eräänlaista katekismusta, aiheesta ei ole.

Opiskelen yhteisöpedagogiksi Humanistisessa ammattikorkeakoulussa ja toteutin kolmannen harjoitteluni opinnollistamalla omaa pääluottamusmiehen työtäni. Se tarjosi mahdollisuuden tarkastella arjen neuvottelutilanteita uudesta, tietoisemmasta näkökulmasta.

Opinnollistamisen aikana pysähdyin pohtimaan olennaisia asioita: kokemuksesta huolimatta neuvottelutaidot eivät tule olemaan koskaan valmiit ja sitä, miten viestintä voi olla monimutkainen kokonaisuus.

Neuvottelu ei ole pelkkää asioiden läpikäyntiä, vaan viestintää ja vuorovaikutusta, jossa sanat, eleet, sävy ja ajoitus ratkaisevat enemmän kuin usein ymmärrämmekään. Ja totta kai, neuvottelijoiden persoonallisuudet vaikuttavat myös.

Hyvä neuvottelu alkaa ennen ensimmäistä lausetta

Ensimmäinen huomioni liittyi siihen, miten paljon merkitystä on keskustelun aloituksella. Ensimmäiset sanat saattavat määritellä usein koko tilanteen sävyn. Kun keskustelu alkaa rauhallisesti, arvostavasti ja selkeästi, myös vastapuolen on helpompi ottaa asiat vastaan.

Sanojen valinta ei ole pelkkää kohteliaisuutta, vaan strateginen taito. Sama asia voidaan sanoa monella tavalla ja vastaanotto voi olla täysin erilainen. Erityisesti vaikeissa tilanteissa pienikin nyanssi voi joko avata keskustelua tai sulkea sen.

Persona grata, persona non grata

Neuvottelupöydässä ei kohdata vain argumentteja, vaan myös erilaisia persoonia, joiden tapa käsitellä tietoa, tunteita ja päätöksentekoa vaikuttaa ratkaisevasti siihen, miten keskustelu etenee. Saatoin tunnistaa, kuinka ensimmäinen kaipaa selkeyttä ja rakennetta, toinen tilaa tunteiden käsittelylle, kolmas nopeaa etenemistä ja neljättä on vaikea lukea.

Näillä tiedoilla voi jo ohjata keskustelun kulkua rauhallisemmaksi ja rakentavammaksi. Huomasin myös, että kun neuvotteluosapuolet kohtaavat toisensa alussa kunnioittavasti ja avoimesti, se vaikuttaa merkittävästi neuvottelun tunnelmaan.

Ja se tieto, joka lisää tuskaa

Neuvottelujen ja kokouksien keskiössä on tieto. Ilman tietoa luottamusmiehen on vaikea onnistua neuvotteluissa tai kokouksissa. Toisaalta sama pätee myös työnantajaan. Ennen tulevaa neuvottelua tai kokousta on ensisijaisen tärkeää kaivaa esiin kaikki saatavilla oleva tieto käsiteltävästä asiasta. Tämä antaa hyvän varmuuden tulevaan neuvotteluun tai kokoukseen sekä tukevan pohjan ymmärrettävälle viestinnälle.

On myös hyvä reflektoida asiaa muiden henkilöstön edustajien kanssa, koska se voi tuoda täysin uusia näkökulmia sekä ajatuksia käsillä olevaan asiaan. Opinnollistamisen aikana oli helppo havaita se, kuka oli hyvin valmistautunut ja kuka taasen ei.

Tunteet eivät katoa neuvottelupöydässä

Vaikka neuvotteluissa puhutaan usein faktoista, taustalla vaikuttavat aina myös tunteet. Harmitus, huoli, epävarmuus tai kokemus epäoikeudenmukaisuudesta eivät katoa sillä, että ne sivuutetaan. Päinvastoin ne tulevat usein esiin rivien välistä.

Opinnollistamisen aikana korostui entisestään se, kuinka tärkeää on kohdata toisen tunteet ilman puolustautumista. Kuunteleminen, tilanteen rauhoittaminen ja sen ymmärtäminen, mistä tunne kumpuaa, luovat pohjan rakentavalle keskustelulle. Usein jo se, että ihminen kokee tulleensa kuulluksi, muuttaa neuvottelun dynamiikkaa ratkaisevasti.

Sama viesti ei ole sama kaikille

Vuosien kokemuksestani huolimatta yksi asia jaksaa edelleen yllättää: ihmiset kuulevat saman viestin niin kovin eri tavoin. Se, mikä yhdelle on neutraali tieto, voi toisessa herättää huolta tai vastustusta. Tämä ei ole virhe, vaan osa inhimillistä vuorovaikutusta.

Hyvät neuvottelutaidot tarkoittavat kykyä tunnistaa nämä erot ihmisissä ja mukauttaa viestintää sen mukaan. Joskus tarvitaan esimerkkejä, joskus toistoa ja joskus aikaa. Harvoin kyse on siitä, ettei toinen ymmärtäisi, vaan useammin siitä, että hän ymmärtää asian eri lähtökohdasta.

Mitä minä hyödyin?

Opinnollistaminen tarjosi minulle mahdollisuuden tarkastella tuttua työtä uudesta kulmasta. Kun neuvottelutilanteita alkaa tietoisesti reflektoida, huomaa pieniä, mutta merkittäviä asioita omassa toiminnassaan: milloin kuuntelen aidosti, milloin reagoin liian nopeasti ja milloin sanat osuvat kohdalleen. Lisäksi, kun saa olla neuvotteluissa, kokouksissa tai koulutuksissa sivusta seuraajana, voi tehdä tärkeitä havaintoja tilanteen kulusta ja siitä, miten asiat tähän johtivat.

Loppujen lopuksi

Vuorovaikutus ja viestintä neuvottelutilanteissa on omanlaisensa taiteen laji. Henkilöstön edustajien on tultava näissä todella taitavaksi, kaikkien muiden luottamustehtävässä tarvittavien tietojen ja taitojen ohella. Neuvottelutaidon oppiminen ei ole välttämättä helppoa, mutta onneksi tukena on ammattiliitto, Murikka-opiston kurssit sekä ne useat toistot, joita ajan kanssa luottamushenkilön tehtävässä eteen tulee. Ole utelias, ole rohkea!

Neuvottelutaito ei ole titteli tai rivi ansioluettelossa, vaan jatkuvasti kehittyvä osa luottamushenkilön ammattitaitoa. Vaikka kokemusta olisi kertynyt vuosien ajalta, aina on mahdollista tulla hieman paremmaksi neuvottelijaksi ja usein juuri vuorovaikutuksen hienosäädössä piilee suurin vaikuttavuus. Toivon kaikille henkilöstön edustajille sisukkuutta neuvottelu- ja vuorovaikutustaitojen kehittämiseen!

Tommi Stenberg

Kirjoittaja on HKFoodsin Forssan tehtaan työntekijöiden pääluottamusmies, joka opiskelee yhteisöpedagogiksi Humanistisessa ammattikorkeakoulussa.